Mô hình làm việc năng động, các công ty không cần thiết phải đến văn phòng làm việc, nhưng họ vẫn cần một địa chỉ trụ sở để đăng ký kinh doanh và chiếu theo nhu cầu đó, dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh ra đời.
Gần đây khi báo chí, các diễn đàn đưa tin một số công ty không làm việc tại địa chỉ mà họ đã đăng ký kinh doanh khiến nhiều người bất ngờ, cơ quan công quyền lo ngại.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn có rất nhiều người tò mò, họ không làm việc tại nơi họ đăng ký kinh doanh vậy họ làm việc ở đâu? Họ giao dịch với công ty bằng cách nào? Đơn vị nào lại có thể cho họ sử dụng địa chỉ của mình mà đăng ký kinh doanh như vậy? Và họ kiếm đâu ra cái dịch vụ lạ đời như vậy?
Rất nhiều câu hỏi được đặt ra mà chưa có lời giải đáp?
Tìm hiểu sâu về vấn đề, chúng tôi được biết rằng: dịch vụ cho thuê địa chỉ để đăng ký kinh doanh thực chất là loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, một hình thức mới trong các sản phẩm của các nhà cung cấp văn phòng cho thuê cho công ty.
Dịch vụ cho thuê địa chỉ để đăng ký kinh doanh thực chất là loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo bắt nguồn từ đâu?
Xuất phát điểm như nhu cầu cần một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, đăng ký văn phòng đại diện, đăng ký chi nhánh… của các ông chủ công ty, văn phòng ảo được tạo ra.
Nếu xét về nguồn gốc thì thực ra văn phòng ảo là sản phẩm sáng tạo của các chuyên gia nghiên cứu tài chính thế giới. Sau quá trình nghiên cứu họ nhận thấy những nhà kinh doanh gặp khó khăn rất nhiều trong việc di chuyển từ nơi này đến nơi khác mà không có chi nhánh. Nếu muốn có chi nhánh, họ phải mất thời gian tìm kiếm, thuê người đại diện trông coi văn phòng, mà trên thực tế mỗi tháng họ chỉ đến văn phòng có vài lần để gặp khách hàng, ký hợp đồng. Như vậy sẽ rất lãng phí.
Thuê văn phòng ảo các ông chủ tiết kiệm được chi phí, thời gian công sức mở chi nhánh ở nhiều nơi
Sử dụng văn phòng ảo, có nghĩa là sử dụng địa chỉ của bên thứ ba để đăng ký kinh doanh, thành lập chi nhánh, đồng thời công ty sẽ nhận được sự hỗ trợ từ nguồn nhân lực bên họ: Lễ tân nghe điện thoại, nhận chuyển thư tín, đại diện gặp khách hàng khi cần thiết… Hệ thống phòng họp, phòng tiếp khách, phòng phỏng vấn… luôn chuẩn bị sẵn để công ty tiếp đón khách hàng bất kì lúc nào… Với tất cả những giá trị nhận được, công ty khách hàng đảm bảo hoạt động một cách thoải mái mà không phải mất thời gian, công sức… như ban đầu dự tính.
Có một điều rất đặc biệt đó là: Văn phòng ảo du nhập vào thị trường Việt Nam ngay đầu những năm 2006 khi mà nền kinh tế bắt đầu khủng hoảng, các công ty cần phải tiết kiệm chi phí. Cho đến thời điểm hiện tại văn phòng ảo như một chiếc phao cứu sinh cho công ty trong thời kì khủng hoảng, là cơ hội để giúp các công ty nhỏ, công ty khởi nghiệp có nền tảng phát triển nhanh chóng.
Thuê văn phòng ảo, công ty thực chất hoạt động như thế nào?
Đầu tiên, thuê văn phòng ảo đồng nghĩa với việc công ty đã có một địa chỉ xác thực, công ty có thể dùng địa chỉ đó để đăng ký trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Tiếp đó tiếp hoàn thiện các khâu để đưa công ty đi vào hoạt động.
Vì công ty được sự hỗ trợ từ bên thứ 2 là nhà cung cấp dịch vụ trong việc chuẩn bị cơ sở hạ tầng, lễ tân kết nối khách hàng (nghe điện thoại, nhận thư từ…) nên nhìn bề ngoài thì công ty vẫn luôn hoạt động khá chuyên nghiệp, thậm chí còn cao cấp hơn rất nhiều so ới với các doanh nghiệp nhỏ.
Chỉ duy nhất một vấn đề khiến người ta tò mò là: thuê văn phòng 0m2 thì công ty sẽ làm việc ở đâu?
Có rất nhiều lựa chọn về nơi làm việc cho công ty như sau:
– Công ty ít người: họ có thể làm việc ở quán cafe, nhà riêng, một văn phòng nhỏ thuê trong chung cư, trong nhà hẻm…
– Công ty nhiều người họ thuê một văn phòng lớn ở ngoại thành: vừa có không gian rộng rãi làm việc, vừa tiết kiệm chi phí…
– Hoặc trong hệ thống văn phòng ảo luôn có thêm hệ thống văn phòng kín (văn phòng trọn gói), văn phòng chia sẻ (cho thuê chỗ ngồi) công ty có thể sử dụng luôn hệ thống này.
Thuê văn phòng ảo, không gian làm việc của công ty năng động hơn
Trong thời điểm nền kinh tế năng động, con người hướng ngoại hiện tại, công ty không thể bắt nhân viên của mình ngồi hơn 8h/ngày trong văn phòng, đồng thời bản thân họ cũng khó lòng tập trung trong khoảng thời gian đó, nên việc thoái mái về không gian làm việc là lựa chọn sáng suốt. Có rất nhiều công ty đã tăng thêm 5 – 10 lần doanh số chỉ nhờ chiêu cho nhân viên tự do lựa chọn không gian làm việc mà không nhất thiết ngày nào cũng phải đến văn phòng.
Văn phòng ảo lợi hại như thế nào?
Điểm lợi đầu tiên của văn phòng ảo là giúp công ty tiết kiệm được chi phí, thoải mái hơn trong không gian làm việc. Điểm thứ hai đó là, dùng văn phòng ảo các công ty nhỏ, vừa, công ty mới khởi nghiệp… công ty đang phải làm việc trong văn phòng chật hẹp tự mình khoác thêm một cái áo chuyên nghiệp mà nếu đi lên bằng con đường phát triển truyền thống không biết đến bao giờ họ mới đạt được.
Cuối cùng, dùng văn phòng ảo, công ty dễ dàng mở thêm được các chi nhánh ở mọi nơi mà không phải đầu tư quá nhiều công sức, thời gian. Các công chủ cũng không cần mất công thuê nhân viên quản lý rồi sau đó ngồi lo lắng xem họ có quản lý được không? Họ tự tin càng thêm tự tin khi luôn có thể giới thiệu địa chỉ công ty đến cho khách hàng.
Cuối cùng, dùng văn phòng ảo, khi công ty muốn ổn định, đưa tất cả về một mối sẽ phải làm thêm các thủ tục về chuyển đổi.
Một chút nhận định từ tác giả
Sẽ là rất tuyệt vời khi trong thời đại khủng hoảng như thế này mà các doanh nghiệp có một sự hỗ trợ về chi phí về nền tảng phát triển. Dịch vụ văn phòng ảo/cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh vừa giúp họ tiết kiệm được chi phí sử dụng văn phòng, vừa giúp họ có một hình ảnh doanh nghiệp vững chắc. Do vậy, các doanh nghiệp nên cho văn phòng ảo vào danh sách lựa chọn trong quá trình tìm kiếm các phương án xây dựng, hoàn thiện doanh nghiệp của mình. Bạn có thể xem thêm thật kỹ về loại hình dịch vụ này tại đây: Tổng hợp những giá trị tuyệt vời của văn phòng ảo.